Kernpunkt: Die Pflicht hängt an der Interaktion, nicht am Werkzeug. Sobald ein System unmittelbar mit Menschen kommuniziert und wechselseitig antwortet, muss erkennbar sein, dass dahinter keine Person steht. Ein Chatbot auf der Website löst sie aus, eine KI im Hintergrund der Warenwirtschaft nicht.
Welche Systeme die Pflicht trifft, und welche nicht
Erfasst sind KI-Systeme, die für die Interaktion mit Menschen bestimmt sind, unmittelbar mit ihnen kommunizieren und einen wechselseitigen Informationsaustausch ermöglichen. Dazu zählen Chatbots, Sprachassistenten, KI-Agenten, Avatare und soziale Bots. Nicht erfasst sind reine Backend-Systeme, Empfehlungssysteme ohne direkte Nutzerinteraktion und industrielle Anwendungen ohne Kontakt zu Menschen.
Zwei Details entscheiden häufiger, als man erwartet. Erstens ist die Länge des Austauschs gleichgültig: ein einzelner Frage-Antwort-Durchgang zählt genauso wie ein langer Dialog. Zweitens muss die Unterhaltung nicht von der Person ausgehen. Ein Bot, der sich nach zehn Sekunden von selbst öffnet und eine Frage stellt, fällt darunter, obwohl ihn niemand angeklickt hat.
Die Abgrenzung nach unten ist genauso praktisch. Eine KI, die im Hintergrund Bestellungen sortiert oder Produktempfehlungen berechnet, ohne dass jemand mit ihr spricht, löst diese Pflicht nicht aus. Sie kann trotzdem eine andere treffen, etwa wenn sie Texte oder Bilder erzeugt. Mehrere Transparenzpflichten können sich auf demselben System überlagern, und sie schließen einander nicht aus.
Achtung: Die Überlagerung ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Ein Bot, der Anfragen beantwortet und die Antwort dabei selbst formuliert, kann gleichzeitig unter die Offenlegung der Interaktion und unter die Kennzeichnung synthetischer Inhalte fallen. Die beiden Hinweise sagen Verschiedenes: der eine, mit wem gesprochen wird, der andere, woher der Inhalt stammt.
Was der Hinweis leisten muss, und was ausdrücklich nicht genügt
Der Hinweis muss klar und eindeutig sein, spätestens zum Zeitpunkt der ersten Interaktion vorliegen und den Barrierefreiheitsanforderungen entsprechen. Eine bestimmte Form schreibt der AI Act nicht vor. Was nicht genügt, ist dagegen ausdrücklich benannt, und genau dort liegen die meisten Betriebe daneben.
| Umsetzung | Genügt? | Die Regel dahinter |
|---|---|---|
| Satz im Chatfenster, bevor die erste Antwort kommt | Ja | Schriftlicher Hinweis am Ort der Interaktion |
| Ansage zu Beginn des Telefonats | Ja | Ausdrücklicher mündlicher Hinweis ist zulässig |
| Sichtbare Kennzeichnung am Bot-Avatar | Ja | Grafische Kennzeichnung ist zulässig, auch kombiniert |
| Hinweis nur in den AGB | Nein | Informiert nicht unmittelbar über die künstliche Natur |
| Vermerk nur in Dokumentation oder Metadaten | Nein | Dieselbe Begründung, der Hinweis erreicht niemanden |
| „Diese Website nutzt KI“ im Footer | Nein | Allgemeine Aussage ohne Bezug zu dieser Unterhaltung |
| Angabe des eingesetzten Sprachmodells | Nein | Rein technische Beschreibung des Systems |
Die vier Nein-Zeilen sind keine Auslegung, sie stehen so in den Erläuterungen der KI-Servicestelle. Der gemeinsame Nenner ist immer derselbe: Der Hinweis muss die Person erreichen, die gerade schreibt oder spricht, und er muss sich auf diese Unterhaltung beziehen. Ein Dokument, das man theoretisch aufrufen könnte, erfüllt das nicht.
Tipp: Formuliere den Hinweis in der Sprache deiner Kundschaft, nicht in Juristendeutsch. „Du schreibst gerade mit einem digitalen Assistenten. Für persönliche Fragen verbinde ich dich mit einem Menschen.“ Das ist klar, eindeutig und erledigt die Pflicht in einem Satz. Wer stattdessen „KI-gestütztes Dialogsystem gemäß Verordnung (EU) 2024/1689“ schreibt, ist formal sauber und verliert trotzdem Leute.
Wann der Hinweis kommen muss, und wann er sich wiederholt
Spätestens zur ersten Interaktion, und danach über den gesamten Lebenszyklus des Systems. Bei kurzen Dialogen genügt ein Hinweis zu Beginn. Bei längeren oder sensiblen Unterhaltungen kann eine einmalige Offenlegung zu wenig sein, dann empfehlen die Kommissionsleitlinien wiederkehrende oder situationsabhängige Hinweise.
Sensibel meint hier nicht heikle Daten, sondern eine Beziehung, die über die Zeit entsteht. Genannt sind ausdrücklich sogenannte AI Companions und Systeme zur emotionalen Unterstützung. Wer einen Bot betreibt, mit dem Menschen über Wochen sprechen, sollte den Hinweis deshalb nicht nur in die erste Nachricht legen.
Der Zusatz zum Lebenszyklus ist der, den man beim Umbau übersieht. Die Information muss auch nach einem Update oder einem Anbieterwechsel noch erscheinen. Ein Relaunch, der das Chat-Widget ersetzt, nimmt den Hinweis gern mit, ohne dass es jemand merkt.
Achtung: Der Hinweis muss auch für Menschen funktionieren, die er am ehesten braucht. Die Vorgaben nennen ausdrücklich Kinder, ältere Menschen und Menschen mit Behinderungen. Praktisch heißt das: verständliche Sprache statt Fachbegriffe, ausreichender Kontrast, und der Hinweis darf nicht ausschließlich als Bild ohne Textalternative existieren.
Die Ausnahme, und warum sie seltener trägt als gedacht
Die Informationspflicht entfällt, wenn für eine vernünftigerweise gut informierte, aufmerksame und verständige Person der jeweiligen Zielgruppe offensichtlich ist, dass sie mit einem KI-System interagiert. Der Maßstab stammt aus dem Verbraucherschutzrecht. Die Ausnahme ist eng auszulegen und im Einzelfall zu beurteilen.
Der häufigste Denkfehler steckt im Wort offensichtlich. Gemeint ist nicht, was du als Betreiber weißt, sondern was deine Zielgruppe erkennt. Beurteilt wird das anhand der Zusammensetzung dieser Gruppe, ihres digitalen Kompetenzniveaus, der Merkmale des Systems, des Nutzungskontexts und der Wahrscheinlichkeit, dass auch Kinder, ältere Menschen oder Menschen mit Behinderungen mit dem System sprechen.
Für einen typischen KMU-Chatbot auf einer Website mit gemischtem Publikum ist das praktisch nie erfüllt. Ein Bot, der mit einem freundlichen Vornamen und einem Foto auftritt, macht es sogar schlechter, weil er aktiv menschlich wirkt. Wer sich auf die Ausnahme stützen will, trägt im Streitfall die Begründung dafür.
KI-Agenten müssen zusätzlich sagen, für wen sie handeln
Ein KI-Agent, der bucht, korrespondiert oder Verträge anbahnt, fällt unter dieselbe Pflicht. Bei ihm reicht die künstliche Natur allein aber nicht: Er soll laut den Leitlinien auch offenlegen, in wessen Auftrag er handelt. Die Gegenseite muss wissen, mit wem sie es wirtschaftlich zu tun hat.
Das wird schnell praktisch. Ein Agent, der für dich Termine mit Lieferanten vereinbart oder auf Anfragen antwortet, muss also zweierlei erkennbar machen: dass er ein System ist, und dass er für deinen Betrieb spricht. Wer solche Agenten einsetzt, sollte diese zweite Angabe von Anfang an mitplanen, weil sie in keinem Standard-Widget vorgesehen ist.
Ein Beispiel aus dem Alltag: Ein Assistent schreibt in deinem Namen an einen Lieferanten und fragt Liefertermine ab. Der Empfänger sieht deine Absenderadresse und deine Signatur. Genau hier greift die zweite Angabe, denn ohne sie hält er die Nachricht für ein persönliches Schreiben. Eine Zeile im Textkörper reicht: der Hinweis, dass ein Assistent im Auftrag des Betriebs schreibt, und der Weg zu einer Person, wenn es klemmt.
Tipp: Bei Agenten, die nach außen schreiben, gehört die Offenlegung in die Nachricht selbst, nicht in die Signatur. Signaturen werden bei Antworten abgeschnitten, und im dritten Durchgang eines Mailverlaufs ist der Hinweis dann verschwunden. In der ersten Zeile bleibt er erhalten, auch wenn zitiert wird.
Anbieter oder Betreiber: wen die Pflicht wirklich trifft
Die Pflicht, das System entsprechend zu gestalten, liegt beim Anbieter. Als Betreiber kaufst du in der Regel ein fertiges Produkt ein und bist damit nicht aus der Verantwortung, denn auf deiner Seite läuft der Bot unter deinem Namen. Prüfen musst du, ob der Hinweis im Live-Betrieb tatsächlich erscheint.
Eine Ausnahme gibt es, sie hilft im Betrieb aber nicht. Die Transparenzpflichten der Betreiber gelten nicht für rein persönliche und nichtberufliche Nutzung. Beruflich ist eine Nutzung schon dann, wenn sie regelmäßig wirtschaftlichen Zwecken dient oder im Rahmen einer beruflichen, gewerblichen oder selbstständigen Tätigkeit erfolgt. Die Pflichten der Anbieter bleiben davon ohnehin unberührt.
Praktisch bedeutet das eine kurze Frage an den Dienstleister und einen eigenen Blick in das Chatfenster. Beides gehört in dieselbe Runde wie die Frage nach Serverstandort und Auftragsverarbeitung. Wie diese Runde bei einem konkreten Kanal aussieht, steht im Beitrag zu WhatsApp Business und Datenschutz.
Wer in Österreich zuständig ist, und was das praktisch heißt
Erste Anlaufstelle in Österreich ist die KI-Servicestelle der RTR. Sie steht auf einer eigenen gesetzlichen Grundlage, nämlich § 20c KOG und § 194a TKG, eingeführt mit BGBl. I Nr. 6/2024. Sie informiert zum AI Act, beantwortet Anfragen und stellt ihre Unterlagen unter CC BY 4.0 bereit.
Das ist mehr als eine Adresse für den Notfall. Die Servicestelle veröffentlicht deutschsprachige Übersichten zu Betreiber- und Anbieterpflichten, zu Risikostufen, Sanktionen und eben zu den Transparenzpflichten. Wer eine belastbare Formulierung sucht, findet sie dort schneller als im Verordnungstext, und sie ist auf österreichische Verhältnisse bezogen.
Eine Randnotiz mit Übungswert: Die Servicestelle betreibt selbst einen offenen AI-Act-Chatbot und dokumentiert ihn technisch wie rechtlich. Wer sehen will, wie eine Behörde ihre eigene Offenlegung löst, hat dort ein Beispiel, das man anschauen kann, statt über die richtige Formulierung zu spekulieren.
Zum Rahmen: Verstöße gegen die Transparenzpflichten sind mit bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des gesamten weltweiten Vorjahresumsatzes bedroht, je nachdem, welcher Wert höher ist. Das ist ein Höchstrahmen für die gesamte Union und keine Erwartung für einen Betrieb mit zwölf Mitarbeitenden. Die Aufgabe bleibt trotzdem klein genug, um sie einfach zu erledigen.
In zwanzig Minuten erledigt
Der ganze Vorgang besteht aus vier Handgriffen: den Bot finden, den Hinweis formulieren, ihn an die richtige Stelle setzen und einmal selbst gegenlesen. Wer mehrere Kanäle betreibt, wiederholt den letzten Schritt je Kanal, weil Website, WhatsApp und Telefon unterschiedliche Widgets nutzen.
- Bestand aufnehmen: Welche Systeme sprechen bei dir direkt mit Menschen? Website-Chat, WhatsApp-Automatik, Voicebot, Terminassistent, Social-Media-Antworten.
- Formulierung festlegen: ein Satz, verständlich, mit dem Weg zum Menschen. Einmal geschrieben, überall gleich verwendet.
- Platzierung prüfen: Der Hinweis erscheint vor der ersten Antwort, nicht nach dem dritten Klick und nicht ausschließlich in einem verlinkten Dokument.
- Selbst gegenlesen: Öffne den Bot wie eine fremde Person, am Handy und am Rechner. Was du dort siehst, zählt, nicht was im Backend eingestellt ist.
- Notieren, dass es erledigt ist: zwei Zeilen mit Datum reichen. Wer die KI-Kompetenz nach Artikel 4 ohnehin dokumentiert, hängt es dort an.
Schluss: Die Kennzeichnung eines Chatbots ist keine juristische Übung, sondern eine Frage der Höflichkeit, die inzwischen verpflichtend ist. Wer einmal sauber formuliert und an der richtigen Stelle platziert, hat das Thema erledigt. Die Schwester-Pflicht für KI-erzeugte Bilder und Texte steht im Beitrag zur Kennzeichnung von KI-Inhalten, den Überblick über alle Stufen und Fristen liefert der Leitfaden zum EU AI Act. Wenn du beides zusammen aufsetzen willst, geht das in einer Runde: KI-Kompetenz und AI Act.
Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wurde KI-unterstützt erstellt und vor Veröffentlichung inhaltlich geprüft, überarbeitet und redaktionell verantwortet von Lukas Tröls, Digitalisierungswerkstatt.at.
Rechtlicher Hinweis: Recherchiert nach bestem Wissen (Stand September 2026), stellt jedoch keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zu deinem Fall wende dich an eine Rechtsanwältin oder die WKO-Rechtsberatung.
Quelle: KI-Servicestelle der RTR, Transparenzpflichten nach dem AI Act und Sanktionen, abgerufen am 4. September 2026.
