Kernpunkt: Artikel 4 des EU AI Act verlangt kein Zertifikat und keine Prüfung durch eine externe Stelle. Verlangt wird, dass die Menschen, die im Betrieb KI-Werkzeuge einsetzen, deren Möglichkeiten, Grenzen und Risiken kennen. Und dass sich das belegen lässt. Für die meisten kleinen Betriebe und Vereine reichen dafür zwei Seiten Papier.
Was Artikel 4 wirklich verlangt, und was nicht
Artikel 4 verlangt ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei allen Personen, die im Auftrag der Organisation KI-Systeme betreiben oder nutzen. Ausreichend bemisst sich am tatsächlichen Einsatz, nicht an einem Prüfungskatalog. Es gibt keine Zertifizierungspflicht, keine anerkennende Stelle und keine vorgeschriebene Stundenzahl.
Das ist die gute Nachricht, und sie wird selten so deutlich gesagt. Wer nach einem Zertifikat für KI-Kompetenz sucht, findet Anbieter, die genau das verkaufen. Die Verordnung fordert es nicht. Sie fordert Kompetenz bei den Menschen und die Fähigkeit der Organisation, diese Kompetenz zu belegen. Ein zugekaufter Kurs ohne Bezug zum eigenen Betrieb belegt am Ende weniger als eine halbe Stunde Einweisung, die auf die drei Werkzeuge zugeschnitten ist, die bei euch tatsächlich laufen.
Wichtig ist die Abgrenzung nach unten. Artikel 4 ist keine Konformitätsbewertung. Er sagt nichts darüber, ob ein bestimmtes KI-System eingesetzt werden darf, und er ersetzt keine der übrigen Pflichten aus der Verordnung. Wer den Gesamtüberblick über Risikostufen, Fristen und Zuständigkeiten braucht, findet ihn im Beitrag zum EU AI Act für KMU und gemeinnützige Organisationen. Hier geht es ausschließlich um den Nachweis.
Seit wann die Pflicht gilt, und warum das viele überrascht
Seit 2. Februar 2025. Die EU-Kommission führt die KI-Kompetenzpflicht gemeinsam mit den verbotenen Praktiken als frühesten anwendbaren Teil des AI Act. Sie ist damit keine künftige Anforderung, sondern seit über einem Jahr geltendes Recht.
Der Haken: Genau das wissen die meisten Betriebe nicht. In der öffentlichen Wahrnehmung ist der 2. August 2026 der Stichtag des AI Act, weil an diesem Tag die Verordnung allgemein anwendbar wurde und die Transparenzpflichten für KI-Inhalte dazugekommen sind. Die Kompetenzpflicht lag anderthalb Jahre davor, hat aber keine Schlagzeile bekommen.
Das ist kein Grund für Alarm, sondern der Grund, warum sich die Sache an einem Vormittag erledigen lässt statt in einem Projekt. Es gibt keine Nachfrist zu beantragen, kein Formular einzureichen und keine Behörde zu informieren. Es gibt eine Lücke in der eigenen Dokumentation, und die schließt du selbst. Für Artikel 4 sieht die Verordnung auch keine eigene Geldbuße vor. Praktisch relevant wird die Pflicht dort, wo jemand nachfragt: eine Aufsicht, ein Auftraggeber oder ein Fördergeber, der Nachweise sammelt.
Achtung: Die Kennzeichnung von KI-Inhalten ist eine andere Pflicht als die Kompetenz. Sie steht in Artikel 50 und gilt seit 2. August 2026. Wer beides in einen Topf wirft, dokumentiert am Ende das Falsche. Kompetenz betrifft die Menschen im Betrieb, Kennzeichnung betrifft das, was nach außen geht.
Wen es betrifft, auch im Verein
Alle, die für die Organisation KI-Werkzeuge nutzen. Angestellte, geringfügig Beschäftigte, Honorarkräfte und Ehrenamtliche. Der AI Act unterscheidet nach Risiko und Funktion, nicht nach Rechtsform und nicht nach Bezahlung.
Angestellte, Ehrenamtliche, Honorarkräfte
Die Frage ist nicht, wer auf der Lohnliste steht, sondern wer im Namen der Organisation ein KI-Werkzeug bedient. Das Vorstandsmitglied, das den Newsletter von einem Sprachmodell vorschreiben lässt, gehört dazu. Die ehrenamtliche Helferin, die Bilder für den Instagram-Kanal generiert, gehört dazu. Der Steuerberater, der sein eigenes Werkzeug in seiner eigenen Kanzlei nutzt, gehört nicht dazu, weil er nicht in eurem Auftrag handelt, sondern in seinem.
Praktisch heißt das: Die Personenliste in eurer Kurzunterlage ist meist länger als die Lohnverrechnung. In Vereinen ist sie häufig doppelt so lang, und genau dieser Punkt überrascht im gemeinnützigen Umfeld am meisten.
Warum die Rechtsform nichts ändert
Gemeinnützigkeit ist im AI Act kein Ausnahmegrund. Es gibt keine Vereinsschwelle, keine Mitarbeiterzahl und keine Umsatzgrenze, unter der die Kompetenzpflicht entfällt. Was sich mit der Größe ändert, ist der angemessene Umfang. Ein Verein mit vier Aktiven und zwei Werkzeugen dokumentiert weniger als ein Betrieb mit dreißig Beschäftigten. Weniger heißt aber nicht nichts. Wie sich solche Anforderungen in den Vereinsalltag einordnen, steht auf der Seite für Vereine und NPOs.
Die Kurzunterlage: was auf die zwei Seiten gehört
Vier Blöcke: die Liste der eingesetzten Werkzeuge, die Zuordnung der Personen, die Inhalte der Einweisung und die Angabe, wer verantwortet und wann nachgeschärft wird. Datum und Unterschrift darunter. Mehr braucht ein kleiner Betrieb nicht.
| Block | Was hineingehört | Warum das hilft |
|---|---|---|
| Eingesetzte Werkzeuge | Name des Werkzeugs, wofür es verwendet wird, und ob personenbezogene Daten hineingehen. | Ohne diese Liste weiß niemand, worauf sich die Kompetenz überhaupt beziehen soll. |
| Personen und Rollen | Wer nutzt welches Werkzeug, in welcher Funktion, und seit wann. | Macht sichtbar, wen die Einweisung erreichen muss, auch die Ehrenamtlichen. |
| Inhalte der Einweisung | Was besprochen wurde: Grenzen der Werkzeuge, Datenschutz, Prüfpflicht bei Ergebnissen. | Das ist der Kern des Nachweises, weil hier die Kompetenz konkret beschrieben wird. |
| Verantwortung und Termin | Wer verantwortet die Unterlage, und wann wird sie das nächste Mal geprüft. | Verhindert, dass das Papier still veraltet, ohne dass es jemand merkt. |
Welche Werkzeuge im Einsatz sind
Fang hier an, und zwar ehrlich. Gezählt wird nicht, was offiziell eingekauft ist, sondern was tatsächlich benutzt wird. Erfahrungsgemäß tauchen dabei zwei bis drei Werkzeuge auf, von denen die Geschäftsführung nichts wusste, meist ein kostenloses Sprachmodell im Browser und ein Bildgenerator. Diese Bestandsaufnahme ist ein eigenes kleines Vorhaben und lohnt sich unabhängig vom AI Act, weil sie zeigt, wo Daten hinfließen.
Wer sie nutzt und wofür
Name, Rolle, Werkzeug. Eine Zeile pro Person und Werkzeug. Es geht nicht um Kontrolle, sondern darum, dass die Einweisung die richtigen Leute erreicht. Wer die Liste anlegt, merkt oft zum ersten Mal, dass eine einzelne Person drei Werkzeuge parallel bedient und niemand sonst im Haus weiß, wie das funktioniert. Das ist nebenbei auch ein Ausfallrisiko.
Was die Leute wissen müssen
Drei Dinge reichen für den Anfang. Erstens: Was das Werkzeug gut kann und wo es zuverlässig falsch liegt. Zweitens: Welche Daten nicht hineingehören, insbesondere personenbezogene und vertrauliche. Drittens: Dass jedes Ergebnis vor der Verwendung geprüft wird und die Verantwortung beim Menschen bleibt. Wer diese drei Punkte in einer halben Stunde durchgeht und dabei mitschreibt, hat den inhaltlichen Teil des Nachweises erledigt.
Wer verantwortet und wann nachgeschärft wird
Ein Name und ein Datum. Bei uns ist das Lukas Tröls und ein fixer Termin im Kalender. Der Termin ist kein Formalismus. Ohne ihn beschreibt die Unterlage in sechs Monaten einen Zustand, den es nicht mehr gibt.
Die Teilnahmebestätigung: der zweite Baustein
Eine halbe Seite, auf der eine Person mit Datum und Unterschrift bestätigt, an einer Einweisung teilgenommen zu haben, samt Angabe der besprochenen Inhalte. Sie ist der Beleg dafür, dass die Kurzunterlage nicht nur ein Plan war, sondern stattgefunden hat.
| Feld | Was hineingehört |
|---|---|
| Organisation | Name und Anschrift, so wie sie im Firmenbuch oder im Vereinsregister stehen. |
| Person | Vor- und Nachname, Funktion, und in welchem Verhältnis die Person zur Organisation steht. |
| Datum und Dauer | Der konkrete Tag und die tatsächliche Dauer, zum Beispiel 30 Minuten. |
| Besprochene Werkzeuge | Die konkreten Werkzeuge mit Namen, nicht die Sammelbezeichnung KI. |
| Besprochene Inhalte | Möglichkeiten und Grenzen, Datenschutz, Prüfpflicht bei Ergebnissen. |
| Bestätigung | Ein Satz in der Ich-Form, darunter die Unterschrift der Person und der verantwortlichen Stelle. |
Warum eine Unterschrift unter einer halbstündigen Einweisung mehr wert ist als ein zugekauftes Zertifikat: weil sie den konkreten Einsatz belegt. Ein Zertifikat sagt, dass jemand einen Kurs besucht hat. Die Bestätigung sagt, dass diese Person über diese Werkzeuge in diesem Betrieb informiert wurde. Wenn ein Auftraggeber oder ein Fördergeber nachfragt, ist die zweite Aussage die brauchbarere, weil sie zur Werkzeugliste passt, die daneben liegt.
Tipp: Formuliere den Bestätigungssatz in der Ich-Form und ohne Rechtsbehauptung. Ein Satz wie „Ich habe an einer Einweisung zu den oben genannten KI-Werkzeugen teilgenommen und die besprochenen Inhalte verstanden" genügt. Formulierungen wie „damit sind die Anforderungen des EU AI Act erfüllt" gehören nicht darauf, weil das eine juristische Bewertung wäre, die dir niemand abnimmt.
Der Haken: was die Vorlage nicht leistet
Sie ist keine Rechtsberatung und keine Konformitätsbewertung. Sie belegt organisatorisch, dass Kompetenz aufgebaut wurde. Sie bewertet nicht juristisch, ob damit in deinem Einzelfall alles erfüllt ist. Diese Grenze gehört benannt, bevor jemand sie übersieht.
Und sie altert leise. Wer in sechs Monaten drei neue Werkzeuge im Einsatz hat, besitzt einen Nachweis, der einen Zustand beschreibt, den es nicht mehr gibt. Das ist der häufigste Weg, auf dem brauchbare Dokumentation wertlos wird: nicht durch einen Fehler, sondern durch Stillstand.
Der zweite Punkt betrifft die Reichweite. Kompetenz ist eine von mehreren Pflichten. Wer KI-Inhalte veröffentlicht, hat seit 2. August 2026 zusätzlich die Kennzeichnung nach Artikel 50 zu beachten, und das ist ein eigenes Thema mit eigenen Entscheidungsregeln. Wer KI in Bewerbungsverfahren oder bei Kreditentscheidungen einsetzt, landet in einer deutlich strengeren Risikoklasse mit ganz anderen Anforderungen. Die Kurzunterlage deckt keinen dieser beiden Fälle ab, sie ist die Grundstufe.
Achtung: Trag den Prüftermin ein, während du die Unterlage schreibst, nicht danach. Ein Termin, der später nachgetragen werden soll, wird selten nachgetragen.
In welcher Reihenfolge du vorgehst
Vier Schritte, jeder unter einer Stunde: Werkzeuge auflisten, Personen zuordnen, eine halbe Stunde einweisen, unterschreiben lassen. Die Reihenfolge ist nicht beliebig, weil jeder Schritt den nächsten kleiner macht.
- Werkzeuge auflisten. Frag im Team offen, was benutzt wird, und schreib es ungefiltert mit. Diese Liste ist die Grundlage für alles Weitere und braucht noch keine Bewertung.
- Personen zuordnen. Eine Zeile pro Person und Werkzeug. Ehrenamtliche und Honorarkräfte gehören dazu, auch wenn sie nur gelegentlich mitarbeiten.
- Eine halbe Stunde einweisen. Die drei Inhalte aus dem vorigen Abschnitt, an den echten Werkzeugen gezeigt statt abstrakt erklärt.
- Unterschreiben lassen. Bestätigung ausdrucken oder digital signieren, ablegen, Prüftermin eintragen. Damit ist der Durchgang abgeschlossen.
Wenn Schritt eins länger dauert als erwartet, ist das kein Rückschlag, sondern das eigentliche Ergebnis. Eine ehrliche Werkzeug-Bestandsaufnahme ist in vielen Betrieben der aufwendigste Teil und gleichzeitig der einzige, der auch ohne den AI Act Nutzen bringt. Sie zeigt, wo Daten hinfließen, wo doppelt gearbeitet wird und welche Abos niemand mehr braucht.
Fazit: selbst machen ist ausdrücklich in Ordnung
Zwei Seiten Papier, eine halbe Stunde Einweisung, ein Prüftermin. Das ist der Nachweis, den Artikel 4 verlangt, und er ist ohne externe Hilfe zu schaffen. Wer unsicher ist, holt sich Begleitung für den ersten Durchgang und macht die Wiederholung danach selbst.
Wir haben diesen Weg zuerst für uns selbst gegangen, bevor wir ihn empfehlen. Die Digitalisierungswerkstatt führt eine eigene Inventur der verwendeten KI-Werkzeuge, hat den Redaktionsprozess für veröffentlichte Texte schriftlich fixiert und arbeitet mit einem eigenen Kennzeichnungs-Standard, der inzwischen in der dritten Fassung läuft. Das ist kein Verkaufsargument, sondern der Grund, warum diese Vorlage aus der Praxis kommt und nicht aus einer Norm.
Wenn du den Durchgang begleitet haben willst, geht das im Rahmen einer Schulung oder eines Workshops. Was dabei inhaltlich abgedeckt wird, steht auf der Seite KI-Kompetenz nach Art. 4 EU AI Act. Wer zuerst sortieren will, wo KI im Betrieb überhaupt sinnvoll ansetzt, ist mit einem Strategie-Gespräch besser bedient als mit einer Schulung.
Schluss: Die Pflicht läuft seit Februar 2025, und das ist die beruhigende Nachricht. Wäre sie neu, müsstest du sie gleichzeitig mit allen anderen Fristen erledigen. So ist sie ein einzelner Vormittag, den du selbst terminieren kannst.
Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wurde KI-unterstützt erstellt und vor Veröffentlichung inhaltlich geprüft, überarbeitet und redaktionell verantwortet von Lukas Tröls, Digitalisierungswerkstatt.at.
Rechtlicher Hinweis: Recherchiert nach bestem Wissen (Stand August 2026), stellt jedoch keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zu deinem Fall wende dich an eine Rechtsanwältin oder die WKO-Rechtsberatung.
Quelle: Europäische Kommission, AI Act, Regulatory framework and application timeline, abgerufen am 24. August 2026. Dort ist festgehalten, dass die Pflichten zur KI-Kompetenz gemeinsam mit den verbotenen Praktiken seit 2. Februar 2025 anwendbar sind.
