Stellwerk: Maßgeschneidertes CRM und Operations-System
Die Aufgabenstellung
Als Solo-Berater und Agenturinhaber war der Alltag auf über fünf verschiedene Tools verteilt: CRM in Notion, Rechnungen in Canva, Zeiterfassung in Toggl, Tasks in Trello, Analytics in Google Sheets. Die Daten waren fragmentiert, es gab keinen Zusammenhang zwischen Pipeline und Umsatz, und die SaaS-Kosten summierten sich monatlich.
Das Kernproblem war nicht die Funktionalität der einzelnen Tools. Jedes für sich funktionierte gut genug. Aber die fehlende Verbindung zwischen den Systemen bedeutete doppelte Dateneingabe, inkonsistente Informationen und keine zentrale Sicht auf das Geschäft. Welcher Kunde hat welche offenen Angebote? Wie viele Stunden wurden auf welches Projekt gebucht? Was bringt welcher Kanal tatsächlich ein? Diese Fragen ließen sich nur mit manuellem Zusammentragen aus verschiedenen Quellen beantworten.
Dazu kam das Thema Datenschutz. Kundendaten lagen auf verschiedenen Cloud-Plattformen verteilt, jede mit eigenen Nutzungsbedingungen und Serverstandorten. Für einen österreichischen Berater, der mit sensiblen Unternehmensdaten arbeitet, keine ideale Situation.
Die Lösung
Stellwerk ist ein All-in-One Business-Tool, das CRM, Pipeline-Management, Rechnungswesen, Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung und Analytics in einer einzigen lokalen Anwendung vereint. Acht Module, die nahtlos zusammenarbeiten, null laufende Kosten und volle Kontrolle über alle Daten.
Die Architektur basiert auf Python und Flask als Backend, SQLite als Datenbank und Tailwind CSS für die Oberfläche. Die Entscheidung für SQLite war bewusst: eine einzige Datei als Datenbank, kein Datenbankserver nötig, einfaches Backup durch Kopieren einer Datei und mehr als ausreichend Performance für die Datenmenge eines Solo-Unternehmens.
Das CRM-Modul verwaltet Kontakte, Organisationen und deren Beziehungen zueinander. Die Pipeline zeigt den aktuellen Stand aller Angebote und Projekte in einer Kanban-Ansicht. Das Rechnungsmodul erstellt ZUGFeRD-konforme E-Rechnungen, die ab 2025 in Österreich verpflichtend werden. Die Zeiterfassung läuft im Hintergrund und ordnet gebuchte Stunden automatisch den richtigen Projekten zu.
Besonders wertvoll ist das automatisierte Lead-Scoring. Auf Basis von Firmenbuch-Daten, Website-Analysen und Brancheninformationen werden potenzielle Kunden automatisch bewertet und priorisiert. So wird klar, welche Leads die höchste Abschlusswahrscheinlichkeit haben und wo die Akquise-Zeit am besten investiert ist.
Was Stellwerk alles kann
Der Technologie-Stack
Die Technologiewahl folgt dem Prinzip der minimalen Komplexität. Python als Backend-Sprache, weil es schnell zu entwickeln ist und ein riesiges Ökosystem an Bibliotheken bietet. Flask als schlankes Web-Framework, das genau die richtige Balance zwischen Flexibilität und Struktur bietet. SQLite als Datenbank, weil eine einzige Datei einfacher zu sichern und zu verwalten ist als ein laufender Datenbankserver.
Die Oberfläche nutzt Tailwind CSS für ein konsistentes, modernes Design und Chart.js für die Visualisierung von Geschäftskennzahlen. Alles läuft lokal, keine Cloud-Abhängigkeit, keine monatlichen Kosten, volle Kontrolle über die Daten.
Die REST-API mit über 60 Endpunkten ermöglicht die Integration mit externen Systemen. So können zum Beispiel Firmenbuch-Daten automatisch importiert, Websites analysiert und Lead-Scores berechnet werden, ohne die Anwendung manuell bedienen zu müssen.
Das Ergebnis
Stellwerk ist seit 2025 im täglichen Einsatz und hat die fünf separaten Tools komplett ersetzt. Die monatlichen SaaS-Kosten sind auf null gesunken. Die Datenqualität hat sich deutlich verbessert, weil alle Informationen an einem Ort liegen und automatisch verknüpft werden.
Das automatisierte Lead-Scoring hat die Akquise-Effizienz spürbar gesteigert. Statt blind Kaltakquise zu betreiben, konzentriert sich die Ansprache auf Kontakte mit den höchsten Scores. Die Enrichment-Pipeline reichert neue Kontakte automatisch mit Firmenbuch-Daten, Website-Informationen und Branchenzuordnungen an.
Das Projekt zeigt, dass maßgeschneiderte Lösungen für Solo-Unternehmer und kleine Teams oft sinnvoller sind als teure SaaS-Suiten. Die Entwicklungskosten amortisieren sich innerhalb weniger Monate durch eingesparte Lizenzgebühren, und die gewonnene Effizienz durch integrierte Daten ist ein zusätzlicher Bonus.
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