Kernpunkt: Stifter-helfen.at und Goodstack sind zwei Validierungs-Plattformen. Stifter-helfen schaltet die Microsoft- und Adobe-Welt frei und verrechnet dafür eine geringe Verwaltungsgebühr. Goodstack ist meist komplett kostenlos und schaltet Google, Canva, Zoom und LinkedIn frei.
Aufwand: rund 30 Minuten Dokumente hochladen, danach zwischen 72 Stunden und einigen Werktagen Prüfung. Einmal erledigt, gilt der Status dauerhaft.
Warum kennt das fast niemand?
In Beratungsgesprächen taucht ein Satz immer wieder auf: „Wir bezahlen seit drei Jahren für Office, Zoom und Canva." Und gleich danach: „Wir hatten keine Ahnung, dass es das gratis gibt." Diese Lücke schlägt Jahr für Jahr aufs Budget durch, obwohl sie sich an einem Vormittag schließen lässt.
Der Grund für die Lücke ist nicht Faulheit, sondern fehlendes Wissen über den einen Schritt, der die Tür öffnet. Sobald die Wissenslücke beseitigt ist, ist es nicht schwer und auch nicht aufwendig, den nächsten Schritt zu gehen: die Validierung. Hersteller wie Google, Microsoft, Canva oder Adobe verstecken ihre Programme für gemeinnützige Organisationen bewusst hinter einer Prüfstelle, damit niemand mit einem erfundenen Konto billige Lizenzen abgreift.
Genau das macht Stifter-helfen.at und Goodstack zu Türstehern. Sie verkaufen selbst keine Software. Sie prüfen nur, ob deine Organisation wirklich gemeinnützig ist, und öffnen danach die Tür zu den Herstellern. Wer den Türsteher kennt, kommt rein. Wer ihn nicht kennt, zahlt den vollen Preis.
Am meisten verlieren dabei ausgerechnet die kleinen Vereine. Wer mit einem Jahresbudget von ein paar tausend Euro arbeitet, für den sind mehrere hundert Euro Software-Kosten ein spürbarer Posten. Große Organisationen mit eigener Verwaltung kennen die Programme meist ohnehin. Die ehrenamtlich geführten Vereine, die das Geld am dringendsten für ihre eigentliche Arbeit bräuchten, zahlen es am häufigsten unnötig. Genau für sie lohnt sich die halbe Stunde Aufwand am meisten.
Stifter-helfen.at: der Klassiker für die Microsoft-Welt
Wer in Österreich gemeinnützig ist und Microsoft-Programme braucht, kommt an dieser Adresse kaum vorbei. Stifter-helfen.at wird von der gemeinnützigen Haus des Stiftens gGmbH betrieben und ist im deutschsprachigen Raum die etablierte Vermittlungsstelle für Software-Spenden. In Österreich kennt man die dahinterstehende Initiative oft noch unter dem alten Sammelnamen TechSoup.
Das Modell ist einfach: Die Hersteller stellen ihre Software kostenlos oder stark vergünstigt zur Verfügung, und Stifter-helfen verrechnet eine geringe Verwaltungsgebühr pro Produkt. Diese Gebühr deckt die Prüfung und die Abwicklung und liegt in aller Regel weit unter dem normalen Kaufpreis.
Genau diese Gebühr ist der Grund, warum sich der Weg lohnt, auch wenn er nicht in jedem Fall hundertprozentig gratis ist. Statt eines vierstelligen Jahresbetrags für mehrere Office-Lizenzen zahlt ein Verein oft nur eine zweistellige Summe im Jahr. Der Unterschied bleibt Jahr für Jahr im Budget und kann dorthin fließen, wo er für die eigentliche Arbeit gebraucht wird.
Zu den Herstellern, die über Stifter-helfen laufen, gehören unter anderem Microsoft, Adobe Creative Cloud, Autodesk, Cisco und Bitdefender. Für die meisten Vereine ist Microsoft 365 der wichtigste Posten, weil Word, Excel und Outlook ohnehin im täglichen Einsatz sind.
Tipp: Für die Anmeldung brauchst du in der Regel den ZVR-Auszug, die aktuellen Statuten und einen Nachweis der Gemeinnützigkeit. Bei einem österreichischen Verein reicht meist der ZVR-Eintrag mit klar gemeinnütziger Zwecksetzung in den Statuten.
Goodstack: der Türsteher für Google, Canva und Co.
Goodstack ist die zweite Plattform und arbeitet im Hintergrund. Du begegnest ihr meist gar nicht direkt, sondern beim Antrag auf ein konkretes Programm. Goodstack hieß bis April 2025 Percent und ist heute der offizielle Validierungs-Partner für eine ganze Reihe großer Anbieter. Für die Organisation selbst ist die Prüfung kostenlos, weil die Hersteller Goodstack dafür bezahlen.
Über Goodstack laufen unter anderem Google, Canva, LinkedIn, Zoom, OpenAI, Claude und Asana. Besonders relevant: Auch Google for Nonprofits mit den Google Ad Grants wird heute über Goodstack geprüft. Wie du dieses Werbebudget konkret beantragst, beschreibt der Beitrag Google Ad Grants beantragen in Österreich Schritt für Schritt.
Der große Vorteil liegt im sogenannten Token. Nach der einmaligen Prüfung erhältst du eine Bestätigung, die du bei weiteren Anbietern eingibst, ohne den vollen Prüfprozess erneut zu durchlaufen. Einmal verifiziert, schaltet sich der nächste Anbieter oft innerhalb von 72 Stunden frei.
Die beiden Plattformen schließen sich nicht aus, sie ergänzen sich. Goodstack deckt vor allem die modernen Cloud-Dienste ab, die man im Browser nutzt. Stifter-helfen deckt die klassische Software ab, die man installiert. Die meisten Vereine nutzen am Ende beide, weil kein einzelner Türsteher alles abdeckt. Wer das von Anfang an weiß, spart sich die Enttäuschung, wenn ein bestimmtes Programm beim einen Anbieter fehlt.
Achtung: Goodstack prüft vier Punkte: ob die Organisation als gemeinnützig anerkannt ist, ob sie aktiv ist, ob sie beim zuständigen Register in gutem Stand ist und ob die antragstellende Person dazugehört. Eine klare Website mit erkennbarer Mission beschleunigt die Prüfung spürbar.
Wer ist in Österreich berechtigt?
Die Gemeinnützigkeit regelt in Österreich die Bundesabgabenordnung in den Paragraphen 34 bis 47. Wer dort die Voraussetzungen erfüllt, ist für die Programme berechtigt. In der Praxis fallen die meisten gemeinnützigen Organisationen darunter.
Entscheidend ist dabei nicht der Name der Organisation, sondern der tatsächliche Zweck und seine Verankerung in den Statuten. Ein Verein, dessen Statuten einen gemeinnützigen Zweck klar benennen und der diesen auch lebt, hat in der Regel keine Probleme. Schwieriger wird es, wenn die Statuten veraltet sind oder der Zweck zu vage formuliert wurde. Im Zweifel lohnt sich vor dem Antrag ein kurzer Blick in die eigene Satzung.
| Rechtsform | Üblicher Nachweis |
|---|---|
| Eingetragener Verein | ZVR-Auszug plus Statuten |
| Gemeinnützige Stiftung | Stiftungsregisterauszug |
| Gemeinnützige Genossenschaft | Genossenschaftsregisterauszug |
| gGmbH | Firmenbuchauszug plus gemeinnütziger Zweck im Gesellschaftsvertrag |
| Anerkannte Religionsgemeinschaft | Anerkennungsbescheid |
Nicht berechtigt sind in der Regel staatliche Stellen, gewinnorientierte Unternehmen, parteinahe Organisationen sowie meist öffentliche Schulen und Universitäten. Im Zweifel gilt der Grundsatz: Antrag stellen und die Antwort der Prüfstelle abwarten. Eine Ablehnung ist kein Risiko, sondern eine Liste, was noch fehlt.
In 30 Minuten validieren
Die wichtigste Erkenntnis aus der Praxis vorweg: Beide Validierungen lassen sich parallel starten, sie blockieren sich nicht. Bei meinen gemeinnützigen Mandanten ist das in rund zwei Wochen erledigt, danach entscheidet man pro Programm, welcher Weg günstiger ist. Hier die beiden Wege getrennt.
Über Goodstack
- Den gewünschten Anbieter wählen, etwa Google for Nonprofits, und den Antrag starten.
- Das Goodstack-Formular wird automatisch eingeblendet.
- Nachweise hochladen, oft genügen der ZVR-Link und die Adresse der Website mit erkennbarer Mission.
- Nach der Freischaltung die Bestätigung speichern und bei weiteren Anbietern eingeben.
Über Stifter-helfen.at
- Konto auf stifter-helfen.at anlegen und Österreich auswählen.
- ZVR-Auszug, Statuten und Gemeinnützigkeits-Nachweis hochladen.
- Die Prüfung durch das Team abwarten, in der Regel einige Werktage.
- Nach der Freischaltung die gewünschten Produkte auswählen und die Verwaltungsgebühr begleichen.
Häufige Stolpersteine
Drei Dinge führen am häufigsten zu Verzögerungen. Wer sie vorab vermeidet, kommt meist im ersten Anlauf durch:
- Veraltete Statuten: Wenn die hochgeladene Fassung nicht die aktuelle ist, kommt es zu Rückfragen. Vor dem Hochladen die jüngste Version heraussuchen.
- Privates statt offizielles Konto: Wer den Antrag mit einer privaten E-Mail-Adresse statt einer Organisationsadresse stellt, erschwert die Zuordnung. Eine Adresse mit der eigenen Domain wirkt seriöser und geht schneller durch.
- Unklare Website: Goodstack prüft auch die Website. Wenn dort der gemeinnützige Zweck nicht klar erkennbar ist, verzögert das die Freischaltung. Ein klar formulierter Satz zur Mission auf der Startseite genügt oft.
Was du danach freischaltest
Sobald beide Türen offen sind, lässt sich ein kompletter Arbeits-Werkzeugkasten zusammenstellen, ohne nennenswerte Lizenzkosten. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Programme und über welche Plattform sie laufen.
| Bedarf | Programm | Läuft über |
|---|---|---|
| E-Mail, Kalender, Cloud-Speicher | Google Workspace für Non-Profits | Goodstack |
| Office-Programme wie Word, Excel, Outlook | Microsoft 365 | Stifter-helfen |
| Werbung in der Google-Suche | Google Ad Grants | Goodstack |
| Grafik, Social-Media-Beiträge, Flyer | Canva Pro | Goodstack |
| Video-Konferenzen und Webinare | Zoom | Goodstack |
| Professionelle Bild- und Videobearbeitung | Adobe Creative Cloud | Stifter-helfen |
| KI-Assistenten für Texte und Recherche | ChatGPT, Claude (Pro-Zugang über Goodstack für rund 8 $/Monat) | Goodstack |
Für einen Verein ohne eigene IT-Person hat sich eine einfache Reihenfolge bewährt: zuerst Goodstack validieren, weil das kostenlos ist und gleich Google Workspace plus die Google Ad Grants freischaltet. Danach Stifter-helfen für Microsoft 365. Canva Pro kommt dazu, sobald jemand im Team Social Media betreut. Adobe nur, wenn echter Bedarf an professioneller Gestaltung besteht. Wer beim Aufbau Begleitung braucht, findet sie in unseren Workshops oder in der Beratung für Vereine und NPOs.
Wo Open Source einspringt
Manche Bedarfe lassen sich auch über die großen Validierer nicht decken, weil einzelne Hersteller noch nicht angebunden sind. Hier springt freie Software ein, die ohne Lizenzgebühr auskommt.
- CiviCRM: ein Verwaltungssystem speziell für Non-Profits, das sich in WordPress oder Drupal einbinden lässt und Kontakte, Mitgliedschaften und Spendenbestätigungen verwaltet.
- WordPress mit GiveWP: ein Spenden-Werkzeug für die Vereinswebsite. Die Grundversion ist gratis und läuft auf einem günstigen Webspace.
- Bitwarden: ein Passwort-Manager mit fairen Konditionen für Teams, der sich auch selbst betreiben lässt und die Daten im Haus hält.
Meine Empfehlung: Für einen Verein ohne IT-affine Vorstandsperson rate ich von selbst betriebenen Open-Source-Lösungen ab. Der laufende Pflegeaufwand kostet am Ende mehr Zeit als die kleine Verwaltungsgebühr bei Stifter-helfen. Für IT-affine Organisationen sind CiviCRM für die Mitgliederdaten und Bitwarden für die Passwörter solide Hebel.
Schluss: Die teuerste Software-Rechnung in einer gemeinnützigen Organisation ist die, die niemand stellen müsste. Die Validierung dauert eine halbe Stunde. Der Effekt hält Jahre.
Welche Software kann deine Organisation freischalten?
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